Blog 6: Koppelingen, integraties en andere spannende relaties (#1)

Voor bedrijven die hun softwarelandschap optimaal willen laten functioneren, is daar de fascinerende wereld der koppelingen en integraties. Het verschil tussen koppelingen en integraties is niet altijd even duidelijk. Het laatste klinkt een stuk beter, dus commercieel gezien is het beter om over integraties te spreken. In de volksmond spreken we van een integratie als iemand vanuit het ene systeem het andere systeem kan bedienen of informatie kan inzien, zonder de initiële applicatie te verlaten. Denk aan wanneer in het CRM-systeem met één druk op de knop een offerte wordt gegenereerd in een configurator of wanneer in een configurator informatie (zoals voorraad of planning) kan worden ingezien in het ERPsysteem. Ons maakt de precieze benaming niet zoveel uit: als het beestje maar een naam heeft.

De klant, het product en de fabriek  

Voordat ik inga op het koppelen van systemen, is het zinvol om ons geheugen weer even op te frissen en stil te staan bij wat een CPQ-systeem ook alweer precies doet. Samengevat helpt een configurator u op een gecontroleerde manier uw producten te verkopen aan uw klanten. Aansluitend voorziet het uw voortbrengingsproces (uw fabriek) van de benodigde informatie (een stuklijst), om zo het gewenste product of de gewenste dienst te kunnen leveren.  

Al met al genereert een configurator dus een lijst met alles dat u nodig heeft om duidelijk te maken wat er geleverd moet worden aan uw klant. Dit wordt ook wel de digital product definition (DPD) genoemd. Voor de puristen onder ons: een product kan ook een dienst, artikel, item, stuklijst, bewerking, reiskost, commissie, etc. zijn. Daarnaast kan uw fabriek (de plek waar uw producten tot stand komen), natuurlijk ook een maak-industrie, assemblage, engineering, financiering, datacenter, makelaarskantoor, etc. zijn. Inderdaad: de inzetbaarheid van een configurator is érg breed! 

Schoenmaker, blijf bij je leest 

De configurator vervult een essentiële rol in het proces van klant naar productie. Het is dus heel belangrijk dat de configurator gebruik kan maken van klant- en artikelinformatie. De meeste configurators zijn namelijk zelf niet zo bijster sterk in het beheren hiervan.  

Laat ik voor mijzelf spreken en onze configurator Merkato als voorbeeld nemen: omdat we weten dat onze software voor het beheren van klantinformatie niet kan tippen aan de meeste gespecialiseerde CRM-systemen en ook dat onze software voor het beheren van artikelinformatie niet kan tippen aan de meeste gespecialiseerde ERP-systemen, bieden we dit eigenlijk nooit aan. Denk aan de welbekende schoenmaker en diens leest.  

Met oog op de technische kant is het goed om te weten dat onze configurator kan communiceren met vrijwel met alle moderne alle CRM- en ERP-systemen. Bij sommige systemen ontbreekt een API- of webprotocol, maar dan kan de koppeling altijd wel worden gerealiseerd via een tussendatabase of een softwaredevelopmentkit (SDK).  

CRM-koppeling 

Een CRM-systeem is enorm handig voor het beheer van klantinformatie, afspraken, notities en – héél belangrijk – salesforecast: de mogelijkheid om de salestoekomst te voorspellen. Elk (gedegen) CRM-systeem biedt de mogelijkheid om een overzicht te maken van alle verkoopkansen (openstaande offertes). Als u de waarde van de verkoopkansen vermenigvuldigt met de kans op slagen, krijgt u een erg interessant inkijkje in uw toekomstige omzet. En daarbij hoeft een goed CRM-systeem ook echt niet veel te kosten. Dit alles maakt dat ik zelf groot fan ben van CRM-systemen en hier ook al járen dankbaar gebruik van maak.  

Met andere woorden: dankzij de koppeling met een CRM-systeem zorgt het CRM-systeem voor de input (contactinformatie) richting de configurator en de configurator zorgt vervolgens voor de output (offerte-informatie) en stuurt deze terug het CRM-systeem in.  

ERP-koppeling 

Zoals gezegd maakt een configurator een lijst met artikelen die nodig zijn om aan de klantwens te kunnen voldoen. Maar om dat te bereiken, hebben we natuurlijk artikelinformatie nodig. En dat is precies wat er is opgeslagen in een ERP-systeem. In het ERP-systeem staat niet alleen uw prijsinformatie (denk aan de kostprijs, verkoopprijs, inkoopprijs, materiaalprijs, etc.), maar ook informatie over uw leveranciers, voorraad, het minimale bestelniveau, levertijden, etc. Kortom: veel meer informatie dan dat een configurator überhaupt nodig heeft. Kat in het bakkie dus! De order rolt kant-en-klaar uit de configurator het systeem in, voorzien van afleveradres en naam van de klant/debiteur (afkomstig uit CRM). 

Met andere woorden: dankzij de koppeling met een ERP-systeem zorgt het ERP-systeem voor de input (artikelinformatie) richting de configurator en de configurator zorgt vervolgens voor de output (orderinformatie) en stuurt deze ook weer terug het ERP-systeem in (denk aan de stuklijsten en verkoopprijzen).  

Wij zien helaas vaak dat bedrijven wat huiverig zijn voor koppelingen – en dat met name voor de ERP-koppeling. Waar dit vandaan komt, weten we niet precies. De informatieoverdracht is in de basis immers vrij eenvoudig. De complexiteit (als die er al is) zit hem over het algemeen louter in de manier waarop het ERP-systeem de order terug wil krijgen. Een order in een ERP-pakket kan intern namelijk een best complex geheel zijn van bijvoorbeeld artikelen, maakdelen, bewerkingen, configureerbare stuklijstregels, vaste stuklijsten, gegenereerde stuklijsten, zaaglijsten, slimme artikelnummers (die de configurator dus moet ‘uitrekenen’), artikelen of stuklijsten die nog niet bestaan en dus aangemaakt moeten worden, en nog veel meer.  

Gelukkig heeft ons team ontzettend veel ervaring in het koppelen met dergelijke systemen. Dankzij onze gestandaardiseerde koppelingen kunnen we snel schakelen met u of uw ERP-leverancier om het laatste stukje inrichting te verzorgen. 

(Zelf)reflectie 

Zoals blijkt uit dit artikel, krijgen koppelingen veel aandacht. Soms is het ook goed om even pas op de plaats te maken voor een moment van (zelf)reflectie.   

Ik vind bijvoorbeeld dat we ons bij elke automatisering moeten afvragen wat de inspanning precies gaat opleveren. Elke koppeling kost nu eenmaal geld. En natuurlijk dromen we allemaal van een volledig foutloos en geautomatiseerd proces. Maar soms is het beter om het stapje voor stapje aan te pakken.  

In mijn ogen moeten we niet vergeten dat het in het begin ook al prima is om ‘maar’ 95% van dje processen te verbeteren. Er is geen man overboord als iemand eens per week enkele adressen met de hand moet synchroniseren met de configurator. Dit kost immers twee minuten werk. En die laatste 5%? Die komen wel. Het is niet nodig om krampachtig vast te houden aan die 100% optimalisatie: Rome is immers ook niet in één dag gebouwd. Kent u die cartoon van de ridder die geen tijd heeft om met de leverancier van machinegeweren te praten?  

 

Conclusie 

De slimme configurator speelt een steeds belangrijker rol binnen elke organisatie. En dankzij koppelingen en integraties loopt informatie steeds makkelijker door de organisatie heen. Koppelingen tussen systemen vergen even wat tijd en aandacht, maar hoeven en horen geen kopzorgen te veroorzaken. Sterker nog: dankzij goede koppelingen kunt u kiezen voor de beste oplossingen voor elk deelgebied van uw proces. Best-of-breed noemen we dat.  

In het tweede deel van dit tweeluik staan we stil bij een stukje techniek en bij het koppelen met CAD-systemen, CAM-systemen én bij e-commerce.  

Bas Könst 

Directeur Quootz 

Bas Konst

Afbeelding voor blog 6