Quootz blogt: de configurator als technisch poortwachter en de rol van de consultant

Deze blog doen we het nét een beetje anders. We hebben onze kennisexpert Rinck Sonnenberg namelijk gevraagd u te voorzien van een wederom interessante blog. Rinck is nu alweer zo’n tien jaar werkzaam bij Quootz. Vanwege zijn achtergrond in de internationale bedrijfskunde is hij altijd in staat de commerciële klantwens te vertalen naar een optimale en technisch werkende oplossing. Want juist op dat snijvlak tussen business en IT zien we het maar al te vaak misgaan. In de onderstaande blog neemt Rinck u mee in de rol van de configurator als technisch poortwachter – een frisse kijk op de veelzijdigheid van onze software!

Zoals u inmiddels ongetwijfeld weet, is de product configurator een prima tool om uw offerteproces te optimaliseren. Door in de kennisregels van de configurator namelijk alle mogelijkheden en vooral ook onmogelijkheden op te nemen, worden foutmarges immers drastisch (vaak zelfs tot nul) teruggebracht. Zo kúnnen er geen onproduceerbare producten meer worden geconfigureerd, geoffreerd of geproduceerd.

Continue controlemechanismen

Door deze constante stroom aan controlemechanismen, neemt de configurator dus eigenlijk de rol in van technisch poortwachter: een betrouwbare partij die elke stap in het proces controleert. Alleen zo kunnen we garanderen dat onze software ervoor zorgt dat uw bedrijf nooit keuzes verkoopt die technisch onmogelijk of commercieel onwenselijk zijn.

Een voorbeeld:

Eén van onze klanten produceert liften. De controlemechanismen van onze software gaan hier heel diep. Er zijn namelijk veel variabelen in het spel: verdiepingen, aantal personen, hoe groot de kooi moet zijn, hoe groot de schacht moet worden, de totale hefhoogte, normeringen, interieur, financieringsmodel – noem maar op. Merkato is continu aan het doorrekenen. Dit soort calculaties nemen voor een verkoper makkelijk anderhalve dag, of zelfs twee dagen, in beslag. Een verkoper doet hier (ondanks de complexiteit van dit product) dankzij de configurator slechts een halfuurtje over. Daarnaast geeft de software de garantie een foutloos product te configureren en worden er in dit soort berekeningen met de hand toch vaak kleine foutjes gemaakt.

En, ook niet geheel onbelangrijk: de software vergeet niks en is reactief. Als een kooi bijvoorbeeld meer dan een bepaald aantal centimeters van de wand af ligt, moet er een hekwerk op de kooi worden gemonteerd om de veiligheid van de monteur te waarborgen. Dankzij de kennisregels in de software kán dit niet worden vergeten. Als dit soort aanpassingen niet worden meegenomen en achteraf moeten gebeuren, is dat een kostbare aangelegenheid. Dankzij Merkato loopt uw bedrijf dat risico niet: het zit immers ingebakken in de software.

In dit geval neemt de Quootz-consultant samen met deze klant alle kennisregels door en brengen ze samen alle controlemogelijkheden in kaart, om ze vervolgens ook door te voeren. Het was hierbij zaak dat de juiste controles écht nauwkeurig werden uitgevoerd en deze ook met elkaar samenwerkten en het hele spectrum zouden dekken.

Voor een andere klant van ons fungeert de configurator ook als technisch poortwachter, maar wel op een iets andere manier. Deze klant doet beroep op Merkato om dealers offertes te kunnen laten opstellen. De software is dan als vast onderdeel opgenomen in het bestelproces en doet dienst als controlemechanisme voor alle binnenkomende orders.

In dit geval staat de consultant de klant bij, om zo samen tot een logisch opgebouwde, functionele en begrijpelijke configurator te komen. Door de jarenlange en vergaande ervaring van onze consultants, worden alle kleine en grotere oneffenheden weggewerkt. Op die manier lopen de dealers vlot door de configurator heen en is de fabriek verzekerd van kloppende en produceerbare aanvragen. Zorgen zijn verleden tijd!

De rol van de consultant

Maar ook kennisborging is een belangrijk onderdeel van deze garantie. Doordat de bedrijfsspecifieke kennis of productkennis wordt vastgelegd in de software, hoeven verkopers of dealers hier amper over te beschikken om te kunnen configureren of offreren. Dit levert een flinke tijdsbesparing op: de dealers kunnen dankzij de configurator immers alles zelf. En dat scheelt veel tijd op de binnendienst.

Veel bedrijven hebben moeite met het vertalen van de jarenlange kennis en ervaring van hun verkopers en technici naar een goed ingerichte product- of sales-configurator. Het is dan zinvol om te bedenken dat als een mens tijdens het verkoop- en calculatieproces logische keuzes kan maken op basis van kennis en ervaring, dat de software dat dan ook kan. Het is dan voornamelijk een kwestie van alle informatie die de verkopers en/of technici normaliter in het hoofd hebben zitten en gebruiken tijdens dat proces, in de software te stoppen. Onze consultants helpen u natuurlijk: zo komt u samen tot een overzichtelijke, werkbare en onderhoudbare oplossing. Dat laatste is zeker niet onbelangrijk, aangezien vrijwel alle producten aan verandering onderhevig zijn gedurende de lifecycle van het product.

De klanten die bereid zijn om hun interne processen, rekenregels en prijsopbouw kritisch te bekijken en waar mogelijk te verbeteren/optimaliseren, plukken daar op de lange termijn de vruchten van. Het is dan geen kwestie van de processen aanpassen aan de software, maar eerder kritisch kijken naar de legacy van alles dat er de afgelopen jaren is bedacht en opgeschreven (in hoeverre is alles nog relevant, accuraat of efficiënt). De implementatie van een product-configurator is hét uitgelezen moment om dergelijke zaken binnen uw organisatie nog eens kritisch te bekijken. En aangezien onze consultants hier al jarenlang ervaring mee hebben, kunnen zij u adviseren over de best practices en meenemen in hoe anderen deze problemen hebben aangepakt.

Rinck Sonnenberg

Senior Consultant Quootz

Bekijk ook de vorige blogs: