Een schaalbaar offerteproces voor Safan Darley
Technische diepgang en internationale groei
Safan Darley ontstond in 2012 uit een fusie tussen Safan en Darley. Het bedrijf is actief in de ontwikkeling en productie van machines en opereert wereldwijd, met een eigen sales team én een uitgebreid netwerk van distributeurs.
Thom Oltvoort begon er als mechanisch ingenieur, waarbij hij jarenlang betrokken was bij het ontwerpen van machines. Later groeide hij door naar een rol in product support, waar techniek en sales samenkomen.
“Daar kwam ik eigenlijk met één been in de techniek en één been in de sales terecht.”
Die combinatie gaf hem een uniek inzicht in het verkoopproces en mede ook de uitdagingen ervan.
Thom nam ons kort mee door het implementatieproces van Merkato CPQ en de grote veranderingen die het bracht binnen Safan Darley.
De beperkingen van Excel in een complex productlandschap
Voor de implementatie van CPQ werkte Safan Darley met een uitgebreide Excel-prijslijst en een calculatiemodel.
“Dat was een draak van een Excel-document.”, vertelt Thom.
Alle productopties stonden in één groot bestand. Met behulp van berekeningen en zoekfuncties werden prijzen samengesteld en vertaald naar offertes.
Maar dat bracht problemen met zich mee:
- combinaties die technisch niet mogelijk waren, konden toch gekozen worden
- fouten waren moeilijk te detecteren
- nieuwe medewerkers hadden moeite om het systeem te begrijpen door gebrek aan overzicht
- kennis zat verspreid in bestanden en hoofden
“Als je ermee meegroeit, krijg je het wel onder de knie. Maar als je er niet in zit, is het moeilijk.”
Ook het offerteproces zelf was volledig manueel: “knippen en plakken”.
- Verkoop maakte een prijscalculatie in Excel
- Sales binnendienst kopieerde gegevens naar Word
- Teksten en afbeeldingen werden manueel toegevoegd
- Offertes gingen terug naar verkoper om met de klant te delen
- Controle en herwerking rondes
Een intensief proces dat soms wel twee weken in beslag nam. Nu met Merkato doen ze het in 10 minuten.
De nood aan structuur en automatisering
De wens om van Excel af te stappen kwam niet uit het niets. De complexiteit van het productaanbod en de groei van het bedrijf maakten duidelijk dat het huidige proces niet schaalbaar was.
Er werd een uitgebreide selectie gedaan van verschillende softwareoplossingen.
“Dat we een configurator nodig hadden, was vrij snel duidelijk.”, deelt Thom.
Uiteindelijk koos Safan Darley voor Merkato CPQ, voornamelijk omwille van de flexibiliteit.
“Je hebt te maken met zoveel maatwerk. Dat is lastig in een vast format te gieten. Daarin is Merkato heel flexibel.”
Een gecontroleerd proces met optie engeneering
Met Merkato begon Safan Darley hun productkennis en prijslogica stap voor stap te structureren.
Vandaag zijn hun kantbanken volledig geconfigureerd in het systeem, en wordt er verder uitgebreid naar andere productgroepen zoals geautomatiseerde cellen en scharen.
Wat vooral veranderd is, is de manier waarop offertes tot stand komen. Waar het vroeger weken duurde, gebeurt dat nu in enkele minuten.
Maar snelheid alleen was niet het doel. Minstens even belangrijk was controle.
Het systeem is zo ingericht dat offertes alleen verzonden kunnen worden wanneer alles klopt:
- technische checks moeten afgerond zijn
- afwijkingen van afspraken worden gemarkeerd
- ‘under construction’ onderdelen worden zichtbaar gemaakt
“We hebben het zo dichtgetimmerd dat je eigenlijk alleen een offerte kunt uitbrengen als alles gecheckt is.”
Verkopers kunnen volledig zelfstandig en snel correcte offertes versturen. Op het moment dat engineering iets moet doen gaat er een lampje aan, en passeert het eerst via de binnendienst. Ook dit was eenvoudig vast te leggen in Merkato.
Een schaalbaar model voor internationale verkoop
Naast het interne gebruik, speelt Merkato ook een belangrijke rol in het dealernetwerk van Safan Darley.
Het bedrijf werkt met ongeveer 50 distributeurs wereldwijd, goed voor een verkooporganisatie van zo’n 150 mensen.
Sinds december is het systeem live voor de eigen sales teams, en worden distributeurs gefaseerd aangesloten via een pilot.
Iedere verkoper en distributeur krijgt toegang tot Merkato, maar wel binnen een gecontroleerde structuur. SafanDarley heeft het proces bewust zo ingericht dat distributeurs snel kunnen werken, zonder dat de controle over de technische inhoud verloren gaat.
Het proces bestaat vandaag uit twee stappen:
- Safan Darley maakt een basisofferte richting distributeur
- De distributeur kan deze vervolgens personaliseren
Dat betekent:
- eigen logo toevoegen
- taal aanpassen (bijvoorbeeld Pools, Italiaans, Spaans)
- extra producten of diensten toevoegen
- lokale kosten zoals transport of invoerrechten verwerken
“Zo kunnen ze volledig gepersonaliseerde offertes maken volgens hun eigen manier van werken.”
Koppeling met ERP als fundament
Wat begon als een project om sneller offertes te maken, groeide uit tot een breder traject waarin meerdere afdelingen betrokken waren: engineering, logistiek, sales en IT.
Parallel aan de CPQ-implementatie werd ook gewerkt aan een koppeling met het ERP-systeem, en dat bleek geen eenvoudige stap.
De bestaande prijs- en artikelstructuur was namelijk niet geschikt voor integratie. Artikelnummers werden gebruikt voor meerdere varianten en de prijzen waren niet modulair opgebouwd in hun ERP-systeem.
Dit leidde tot een grondige herstructurering van de volledige artikeldatabase.
Nu kunnen ze met trots delen dat hun artikelen en prijzen volledig geoptimaliseerd zitten in het ERP-systeem, en dat ze een live koppeling hebben met Merkato.
Vandaag zorgt de koppeling ervoor dat:
- verkooporders automatisch in ERP worden aangemaakt
- voorlopige stuklijsten worden gegenereerd
- logistiek deze omzet naar definitieve productiegegevens
Samenwerking en begeleiding
De samenwerking met Quootz speelde een belangrijke rol in het traject.
“We hebben een consultant gekregen die ons echt van A tot Z heeft begeleid.”
Volgens Thom zat de meerwaarde niet alleen in de technische kennis van Merkato, maar vooral in de manier waarop kritisch werd meegedacht over het proces zelf.
Tijdens implementatiesessies werd voortdurend teruggegaan naar de essentie:
“Waarom wil je dit? Waarom doen we dat? Soms kwamen we erachter dat we het eigenlijk niet nodig hadden.”
Samenwerking en begeleiding
De samenwerking met Quootz speelde een belangrijke rol in het traject.
“We hebben een consultant gekregen die ons echt van A tot Z heeft begeleid.”
Volgens Thom zat de meerwaarde niet alleen in de technische kennis van Merkato, maar vooral in de manier waarop kritisch werd meegedacht over het proces zelf.
Tijdens implementatiesessies werd voortdurend teruggegaan naar de essentie:
“Waarom wil je dit? Waarom doen we dat? Soms kwamen we erachter dat we het eigenlijk niet nodig hadden.”
Lessen uit het traject
Een belangrijke les tijdens het traject was het belang van duidelijke projectstructuur en interne opvolging.
Sinds kort werkt Safan Darley met een interne projectleider die het overzicht bewaakt.
“Hij houdt de grote lijn in de gaten, maakt schema’s en zorgt dat alles blijft lopen. Ik merk wel dat me dat enorm helpt.”
Hierdoor kan hij zich inhoudelijk focussen op configuraties, processen en de werkelijke implementatie, terwijl iemand anders het overzicht behoudt.
Meer snelheid, meer controle en minder afhankelijkheid
Met de huidige inrichting heeft SafanDarley een grote stap gezet in het professionaliseren van het volledige offerteproces. Waar offertes vroeger weken konden duren en sterk afhankelijk waren van individuele kennis, beschikt het bedrijf vandaag over een veel sneller en gecontroleerder proces.
De doorlooptijd van offertes is sterk verkort, terwijl er tegelijk meer zekerheid is ontstaan over wat technisch en commercieel verkocht wordt. Productkennis en prijslogica zitten niet langer verspreid in Excelbestanden of bij enkele medewerkers, maar zijn centraal vastgelegd in Merkato. Daardoor kunnen verkopers sneller werken, wordt engineering minder belast met controles en ontstaat er een schaalbaar model voor internationale verkoop via distributeurs.
Misschien vat Thom het zelf nog het best samen:
Vooruitblik
De komende periode ligt de focus voornamelijk op het verder aansluiten van distributeurs en het uitbreiden van andere productgroepen binnen Merkato. Daarnaast wordt ook gekeken naar bijkomende rapportages en het verder hergebruiken van bestaande templates, klantgegevens en prijsstructuren.
Volgens Thom begint net daar de echte kracht van het systeem zichtbaar te worden.
“We hebben nu een basis die we steeds opnieuw kunnen gebruiken. Dat maakt het uitbreiden een stuk sneller.”
Tot slot
Wij zijn alvast benieuwd wat SafanDarley de komende jaren nog allemaal zal realiseren. Met een sterke basis in Merkato beschikken ze vandaag over een schaalbaar en gecontroleerd verkoopproces dat klaar is voor verdere groei.