Project uitgelicht: VandeGrijp

VandeGrijp is een bedrijf dat zich richt op de bouw van buizen en buisconstructies en verhuur van leidingsystemen en drijvend materiaal voor de inframarkt. In Papendrecht zit het hoofdkantoor van VandeGrijp waar wij Rob Stikkelorum, voormalig directeur van VandeGrijp, bezochten. Rob Stikkelorum zorgde er ondermeer voor dat de logistieke inrichting op orde werd gesteld door de aanschaf en implementatie van Merkato en ISAH. Martijn de Jong, production planner bij VandeGrijp, deed de gehele implementatie van de configurator.

Rob Stikkelorum is sinds 1 januari geen directeur meer van VandeGrijp, maar loopt nog wekelijks rond om de logistieke inrichting af te ronden. Waarom betrokken zij Merkato in hun bedrijf?

‘Je kiest een van onze producten, je krijgt de tijden erbij en er rolt direct een prijs uit’

“Veel bedrijven werken met standaardproducten of componenten, maar wij werken via een kostprijsmethode”, vertelt Rob Stikkelorum. “Wij werken 100% klant specifiek en kunnen daarom eigenlijk niet met componenten configureren wat andere bedrijven wel kunnen. Wij bouwen het klantspecifieke product volledig naar wens van de klant op, waarbij er in Merkato een breakdown ontstaat van standaard processtappen en bewerkingen. Hieraan hangen dan bewerkingstijden. De verkoper “configureert” dus altijd een compleet nieuw product maar hij krijgt direct de tijden erbij en er rolt ook onmiddellijk een prijs uit.

Wij schaften Merkato dus eigenlijk om een andere reden aan dan de meeste andere klanten van Quootz. Bij ons ging het vooral om het calculeren. Voordat we Merkato gingen gebruiken hadden we hiervoor een verscheidenheid aan Excel-sheets, verspreid over het bedrijf. Daarin moest absoluut meer structuur komen.”

“Bij VandeGrijp werken wij inmiddels ook met een nieuw ERP-systeem. Alle ERP-pakketten hebben als functie om de logistieke functies binnen een bedrijf te besturen en kunnen van alles, maar ze zijn geen specialist als het aankomt op configuratie, calculatie en het efficiënt de deur uit sturen van offertes. Dat is Merkato wel. Merkato is veel meer to-the-point. Merkato zorgt voor kwaliteit en tijdbesparing.”

“De aanschaf van Merkato hebben we gedaan in september 2013, toen zijn we ook direct met de training en de implementatie gestart Het bouwen duurde drie of vier maanden bij een effective besteding van één dag per week. Dit liep parallel met de implementatie van het nieuwe ERP-pakket wat wij in diezelfde periode ook aanschaften. In januari is de eerste fase van de implementatie beëindigd. Toen kwam de testfase en het gebruiken doen we het nu sinds eind april. Het is eigenlijk dus snel gegaan en nog redelijk vers. Merkato hebben we helemaal los kunnen testen. Voor ons was het spannend, omdat we vooral de kostprijs gingen berekenen binnen Merkato. Sinds eind april werken we nu met Merkato binnen VandeGrijp. Het is nu vooral de “wenningsfase” binnen de organisatie ,voor het bedrijf en met de klanten. ”

‘Zo is het ook precies hoe het moet gaan. Zo hoort het’

“Doorslaggevend bij de aanschaf was dat ik Merkato zo lekker simpel vond. Je hoeft geen inhoudelijke kennis te hebben. Martijn, die zorgde voor de implementatie, heeft een ochtendje training gehad van Bas. Samen hebben ze toen al een stuk van het model gebouwd. Voorafgaand aan het traject hebben we een ontwerp gemaakt van het model wat we uiteindelijk wilden configureren. Alle ins en outs hadden we voor onszelf al opgeschreven, dus Martijn kon na een paar uur al aan de slag. Het calculatiemodel hebben we zelf ontworpen, want dat is ons ding, ons product, ons proces. Via Skype- of mailcontact had Martijn geregeld contact met Quootz als hij een technisch probleempje had of ergens niet uit kwam. Zo is wat mij betreft ook precies hoe het moet gaan. Zo hoort het.”

“Als je goed in je hoofd hebt zitten wat je wilt bereiken, kan het wel soms zo zijn dat je onderweg in het proces een iets andere manier moet kiezen, maar dat bleek steeds weer mogelijk te zijn. Wat heel prettig is, is dat je zowel met Christiaan als met Bas goed kunt overleggen. Zij kennen natuurlijk niet helemaal het uiteindelijke doel, maar ze snappen wel waar je naar toe wilt, en ze denken mee in het bereiken van dat doel, dus als er ergens een omweg is die zij ook niet helemaal hadden voorzien dan hoor je geen zucht, ze zijn bereid je ermee te helpen. De samenwerking is en was heel positief.”

‘Quootz staat, als relatief ‘jong bedrijf op de markt’ open voor klantwensen en dit is zeer positief’

“De keuze voor Quootz is als volgt gegaan. Ik heb Quootz gevonden op internet. Ik kende een ander sales-configuratiebedrijf, maar ik dacht dat er vast wel meer zouden zijn. Er kwamen een aantal bedrijven naar boven toen ik ernaar zocht waaronder Quootz. We lieten Quootz en een ander bedrijf langskomen, ongeveer een jaar geleden. Quootz was lekker direct, dacht gelijk in oplossingen en deed nergens moeilijk over. Ik ben zelf ook direct, denk niet te moeilijk en wil mijn doel bereiken. Bij Quootz kreeg ik een goed gevoel. Hoewel het serieuze aanbieder is, dragen ze iets kleins en persoonlijks bij zich, de andere aanbieders niet, en daar zat het hem toch ook wel in.

Bas wekte de indruk dat hij zin had om ons te helpen. Mijn ervaring is dat als de software aanbieder toestaat dat je als klant af en toe eens van het pad af gaat waarbij het bedrijf soms misschien iets moet ontwikkelen aan hun software, omdat wij dat nodig hebben, dat het dan gaat lukken met de samenwerking. Bij Quootz zou dit gaan lukken, bij het andere bedrijf ging dat niet. Quootz staat, als relatief ‘jong bedrijf op de markt’ open voor klantwensen en dit is zeer positief. Dat is de hoofdreden. Daarnaast viel de verhouding tussen de prijs en hetgeen er geboden wordt redelijk mee voor mij.”

‘Iets meer aankleding en uitstraling mag er wel zijn’

“Er zijn ook zeker wel verbeterpunten aan Merkato,” vervolgt Rob. “Merkato is heel erg to-the-point. De userinterface is best kaal, daar mogen ze wat mij betreft best iets meer aan sleutelen. Het is allemaal heel zakelijk, functioneel en to-the-point, er zitten geen overbodige franjes aan, maar iets meer aankleding en uitstraling mag er wel zijn.”

“Je krijgt heel veel functionaliteit voor de prijs die je ervoor betaalt, maar de uitstraling brengt ook emotie met zich mee. En dat ontbreekt nu een beetje. Het is te vergelijken met een ‘kale, afgetrainde topsporter’, maar zo wordt het niet altijd ingezet. Waarbij ik moet opmerken dat er wel degelijk mogelijkheden in het systeem zitten om het allemaal wat “op te leuken” maar dat wij daar nog geen energie in hebben gestoken.”

‘We doen dus in veel minder tijd veel meer, en ook nog eens beter werk’

“Merkato heeft ons veel tijdsbesparing opgeleverd. We hebben nu 80% van ons productenpallet in Merkato zitten en spelen nu al heel veel manuren vrij. Tijd die aan andere dingen besteed kan worden. Ook de kwaliteit van de calculaties is enorm toegenomen. Afwijkingen worden direct in het systeem aangepast waardoor we ook nog eens continue verbeteren. We doen dus in veel minder tijd veel meer, en ook nog eens beter werk. Hierdoor is de hefboomwerking van de investering gewoon belachelijk groot.

Merkato is een heel erg belangrijke schakel in het proces dat verder door ISAH wordt afgehandeld. Quootz heeft hiervoor in relatief korte tijd, samen met ISAH, hele mooie koppelingen ingericht.

Het was een nieuw en spannend systeem, ik was er al vijftien jaar naar iets dergelijks op zoek. Het was spannend om ons te committeren aan een calculatieschema, omdat dit eerst niet de werkwijze was. Voorheen ging de calculatie door middel van kopers, verkopers en een hoofdverkoper die de prijs berekenden.Nu hebben we een basis van rationele uitgangspunten en zo gaan we de rest van het proces van nu af aan aanleren.”

“Merkato is een zeer aan te raden product en je kunt het op vele manieren invoegen binnen je bedrijf, net als bij ons.”

Voor VandeGrijp koppelt Merkato met Outlook en: