Project uitgelicht: Polem

Het in Lemmer gevestigde Polem ontwerpt, produceert en verkoopt GVK (glasvezelversterkte kunststof) silo’s en opslagtanks. Door constant te innoveren, te standaardiseren en toch uiterst flexibel te blijven is het begin jaren ’70 opgerichte bedrijf marktleider in de branche. Polem levert vooral door heel Europa maar ook regelmatig buiten de continentsgrenzen.

We spreken met Michiel Evers, de applicatiebeheerder bij Polem. Michiel is verantwoordelijk voor alle software applicaties binnen Polem en met 120 medewerkers mensen in allerlei disciplines zijn dat er natuurlijk nogal wat. De visie van Michiel en Polem is dat software geheel ten dienste moet staan van het gezamenlijk bepaalde collectieve proces en de mensen. Door de juiste softwarekoppelingen te leggen wordt alle bedrijfsinformatie ook daadwerkelijk beschikbaar en up-to-date gehouden voor en door het gehele bedrijf. Software versnelt, versimpelt en centraliseert het geheel waardoor het collectieve proces verbetert.

Na dat Polem in 2014-2015 de planning geautomatiseerd had, is 2016 gestart met het automatiseren van de het calculeren en offerteproces door het implementeren van Merkato.

De initiële aanleiding was volgens Michiel de volgende:
“Ook Polem kwam voor de uitdaging te staan dat zij maatwerk producten aanbiedt aan haar klanten, waarbij de Bill of Material(BoM) nog niet bekend is (want klantspecifiek) terwijl de BoM wel nodig is om de prijzen te calculeren en bij order ERP aan te sturen. ERP-pakketten bieden hier geen kant en klare oplossing voor.”

Tijdens de zoektocht naar de juiste software voor commercie is er met diverse software leveranciers gesproken en getest. De “standaard” CRM pakketten vielen snel af doordat de technische kant van de Polem producten hierin niet meegenomen konden worden. Ook zijn er verschillende CPQ aanbieders geëvalueerd. Complexe producten zoals die van Polem vragen een specifieke benadering, uitgebreide functionaliteit en een rekenkracht die alleen bij Merkato beschikbaar bleek.

Tijdens de implementatie zijn er veel eye-openers geweest over het standaardproduct dat Polem voert en de opties die daar bij hoorden. Door veel te overleggen en beslissen zijn er grote stappen gemaakt op het gebied van standaardiseren. Zeker de afdeling engineering merkt inmiddels dat er veel minder order-gerelateerd werk langskomt, wat hen weer ruimte geeft om te focussen op ontwikkelen en verbeteren.

Zoals gezegd is Polem bezig om het geheel van informatie te centraliseren. Merkato bevindt zich, als je het proces van verkoop tot productie bekijkt, tussen CRM en ERP. Om de procesflow goed te automatiseren is hiertoe Merkato aan de “voorkant” gekoppeld met het CRM systeem van Polem; Synergy. Hierin worden de klantgegevens en de forecast gemanaged.
Omdat voor het calculeren artikelinformatie nodig is, is Merkato tevens gekoppeld met Exact. Artikelinformatie wordt middels een koppeling synchroon gehouden. Is een offerte eenmaal geaccepteerd door de klant, dan krijgt deze in Merkato een andere status, waardoor automatisch de order, inclusief stuklijst Exact “ingeschoten” wordt. De afdelingen werkvoorbereiding en boekhouding hebben hierdoor significant minder werk.

Daar Polem ook de Merkato Gateway (additionele module voor standaardkoppelingen) in haar pakket heeft vergde het bouwen van de koppelingen van de kant van Merkato weinig moeite. Hierbij speelt ook mee dat Quootz door de jaren heen al diverse projecten in samenwerking met AB Software en Consultancy heeft gedaan, waardoor de koppelingen snel te realiseren waren.

Een groot gedeelte van de calculatie van de producten van Polem bestaat uit uren. Michiel heeft de templates dusdanig gebouwd, dat de urencalculatie bijzonder nauwkeurig is. Hierbij worden voor 11 verschillende functiegroepen de uren doorgerekend, afhankelijk van de gekozen silo en opties. Tevens heeft Michiel een heel slimme planningsmethodiek gebouwd in Merkato. Dit helpt de verkoper bij het vastleggen van de afspraken.

Conclusies: Dankzij de koppelingen tussen Exact en Merkato lopen hele stukken van het proces bij Polem nu vlekkeloos in elkaar over. Foutieve offertes behoren tot het verleden. Het beheer en onderhoud van en aan de modellen in Merkato is eenvoudig en inmiddels heeft Michiel deze taak overgedragen aan anderen in de organisatie. Na de zomer zal er begonnen worden met het in Merkato zetten van een nieuwe productgroep.

Aandachtspunten: De userinterface zoals die op dit moment bij Polem is gebouwd kan nog wel wat aandacht gebruiken. Merkato biedt hiervoor ruim voldoende mogelijkheden, maar op dit moment ontbreekt het nog aan de tijd om hier meer aandacht aan te geven.

Plannen voor de toekomst ? Op termijn zal er een koppeling met 3D CAD gemaakt gaan worden en ook de uitgebreide mogelijkheden van Merkato voor 3D visualisatie tijdens het verkoopproces zijn heel interessant om nader te onderzoeken.

Een tip voor software zoekende? Michiel; “Ga bij het zoeken van software uit van je visie op de toekomst. Probeer onder de motorkap te kijken. Kan het systeem echt wel wat ze allemaal beloven? En voor wat betreft de implementatie: “Weerstand zal er altijd zijn” maar “Zorg dat iedereen het belang van de software beseft en blijft beseffen, ook als het even tegenzit!”

Voor Polem koppelt Merkato met: 

 

Weten wat Quootz voor u kan betekenen?

Vraag de demo aan Polem

Voor deze referentie hebben wij gekoppeld met Exact Business Software

Meer informatie over Exact Business Software