Offertes die net zo slim en betrouwbaar zijn als de toegangs- en beveiligingsoplossingen van dormakaba

Dat aanraakvrije toegangssysteem in het ziekenhuis? Het digitale toegangsbeheer en elektronische deurslot in het hotel waar je onlangs een weekend verbleef? Die slimme en snelle boardingpasscontrole op het vliegveld? Het kan maar zo afkomstig zijn van dormakaba! In diverse marktsectoren levert dormakaba, een Zwitsers bedrijf met kantoren in 130 landen – waarvan drie in Nederland, innovatieve en betrouwbare toegangs- en beveiligingsoplossingen.

Kan niet, bestaat niet!

Dat is een belofte die dormakaba doet. Voor alle uitdagingen in haar vakgebied probeert de organisatie tot de meest veilige, duurzame en betrouwbare oplossing te komen. Je kunt je voorstellen dat dit tot complexe projecten kan leiden, wat betekent dat er ook uitgebreide offertes aan vooraf gaan. Dat wordt zo mogelijk nog ingewikkelder wanneer er sprake is van een offerte met elementen uit meerdere productgroepen, waar her en der zelfs configuratoren voor zijn die gedateerd of niet universeel toepasbaar zijn. En dat was precies waar dormakaba tegenaan liep. Voor het invullen van sommige configuratoren was nog steeds veel kennis van de verkoper nodig, wat kan zorgen voor inconsistentie en foutieve output. Bovendien waren verkopers veel te veel tijd kwijt aan het maken van die offertes. Hoe kunnen offertes sneller, slimmer, gebruiksvriendelijker, foutloos en consistent tot stand komen? Dat was de grote vraag waarmee dormakaba het wereldwijde web op ging. Wie is die ‘kan niet, bestaat niet’-partij in de wereld van offertes? Google leidde dormakaba al snel naar Quootz.

“Hallo, met wie?”

Na wat struinen op de website van Quootz en meerdere internationale referenties in dezelfde branche gezien te hebben, besloot Barend Klop van dormakaba gewoon eens te bellen. Er volgde een wat vreemd gesprek, waarbij de Quootz-medewerker aan de andere kant van de lijn niet helemaal in de gaten had wat dormakaba eigenlijk doet. Gelukkig kon Barend dat prima uitleggen en liet hij hem weten dat hij nog zo’n 16.999 collega’s over de hele wereld heeft zitten. Maar uit een beetje miscommunicatie kan heel wat moois ontstaan! Merkato bleek namelijk precies te zijn waar dormakaba naar op zoek was.

Sneller en accurater

De verschillende configuratoren en systemen, waarin soms niet eens meer iets gewijzigd kon worden, moesten natuurlijk de deur uit. Alle verschillende productgroepen werden in Merkato gestopt. Het maken van een gecombineerde offerte is daardoor eenvoudiger en veel minder foutgevoelig. Een offerte voor twee draaideuren en 45 sloten met een toegangscontrolesysteem op basis van tags? Geen enkel probleem! Alles staat in één offerte, met een consistente lay-out, één prijs en uiteraard ook nog eens in de juiste voertaal. Met ondersteunende informatie vanuit Merkato wordt het werk van verkopers bovendien gemakkelijker gemaakt en kunnen nieuwe verkopers sneller ingewerkt worden. Zo brengt iedere verkoper, met veel of weinig ervaring, hetzelfde aanbod uit. Voor zelfs de meest complexe vragen had Merkato een standaardoplossing. Dormakaba bleek een match gevonden te hebben in het motto ‘kan niet, bestaat niet’.

Zelf in control

Dormakaba houdt graag zelf de touwtjes in handen. Een groot speerpunt was dan ook dat zij het systeem zelf kunnen onderhouden en zelf templates kunnen bouwen. Na een proof of concept bleek dat de drie productmarketingmanagers, zonder enige voorkennis of een basiscursus, binnen korte tijd al veel in de tool konden realiseren. De gebruiksvriendelijkheid van Merkato was dus helemaal naar wens! Om zelf in control te blijven en in een consistente uitrol van offertes te kunnen voorzien, wordt er voor iedere productgroep een producteigenaar getraind in Merkato. Iedere eigenaar is verantwoordelijk voor zijn eigen producten en levert zijn eigen model op, dat door alle verkopers gebruikt kan worden in de gecombineerde offertes. Zo worden juistheid en continuïteit op de lange termijn geborgd in de hele organisatie.