Blog 5: Opties, accessoires en varianten
Vanzelfsprekende termen, of toch niet? Als een bedrijf werkt met een veelzijdige productgroep met veel configuratiemogelijkheden, zijn opties, accessoires en varianten ongetwijfeld veelgehoorde termen op de werkvloer. Waar deze termen voor sommige bedrijven volkomen duidelijk zijn, ervaren wij toch dat dit niet vanzelfsprekend is. Dit kan leiden tot onduidelijkheden en zelfs pijnlijke misverstanden.
(On)vrijwillige opties
Neem nou de opties. Als we kijken naar de officiële betekenis, vertelt Van Dale ons dat optie een ‘vrije keus = mogelijkheid’ betekent. Binnen een configurator zou dit gaan om een functie van een product of dienst die je vrijblijvend kan kiezen. Alhoewel de betekenis van deze term puur taalkundig dus een keuze impliceert, is dit voor opties in een configurator niet per se het geval.
In sommige gevallen is een optie namelijk helemaal niet vrijwillig. Neem nou bepaalde machines. Soms moeten er bij het samenstellen van een machine bepaalde, verplichte veiligheidsopties worden gekozen, om zo bijvoorbeeld te kunnen voldoen aan lokale veiligheidsrichtlijnen. Als die opties dan ontbreken, mag de machine simpelweg niet in gebruik worden genomen. Met andere woorden: alhoewel in dit geval de veiligheidsopties zijn opgenomen als opties, waren ze wel degelijk verplicht. Een configurator moet in dezen een melding geven, om ervoor te zorgen dat deze optie niet vergeten mag of kan worden.
Aanwezige accessoires
Door naar de accessoires. Volgens Van Dale zijn accessoires ‘bijbehorende zaken’. Dat is wellicht wat cryptisch omschreven voor onze context, maar in de maakindustrie zijn accessoires bijbehorende, ‘losse’ producten of onderdelen, die gemakkelijk (eventueel achteraf) nog gemonteerd of meegeleverd kunnen worden. Denk aan extra verlengsnoeren, bepaalde houders, smeermiddelen, etc. Een accessoire is dus ook vrij te kiezen door de klant. Als we hiernaar kijken op interface-level, betekent dit bijvoorbeeld dat de gaten al geboord zijn of de stekker er al is.
Maar hoe onderscheiden we opties dan van accessoires? Om dat te kunnen doen, is het belangrijk te beseffen dat een optie vaak een vervanging of uitbreiding is van iets dat reeds is opgenomen in het basisproduct.
Neem het keukenblok. Van een keukenblok weten we dat we minimaal één kastje nodig hebben: met één spoelbak en één kraan. De mogelijke spoelbak-uitvoeringen (afmetingen, vorm, materiaal en diepte) zijn de opties. Hiervan moet er dus altijd (minimaal) één verplicht worden gekozen. Het staat ons echter vrij een andere optie dan de standaardspoelbak te kiezen. Bij spoelbak-accessoires kun je bijvoorbeeld denken aan een vaatdoekhouder, gootsteenmat of inzetbakje.
Verwarrende varianten
Door naar de varianten. Ook hier haak ik even in op het verhaal van het keukenkastje met de spoelbak. Stel dat de klant tóch gaat voor de dubbele spoelbak (= optie). In dit hypothetische scenario zijn de afmetingen van deze bak dusdanig veel groter (breder), dat ook het onderkastje andere afmetingen moet krijgen. Naast het compleet veranderen van één of meerdere onderdelen, ontstaan er mogelijk ook weer extra vragen en is de prijs-invloed op het gehele product dus ook groot. Eén keuze kan dus leiden dus tot meerdere grote variaties in het gehele product.
Bij een keukenkastje is de breedte echter vaak een vast gegeven. In dat geval zou de optie voor een brede spoelbak dus niet meer beschikbaar mogen zijn. Als je toch echt wilt weten wat de kosten zouden zijn mét grote spoelbak en dus met een breder kastje, is het raadzamer om gewoon een nieuwe offerte/configuratie op te stellen. Dit noemen we dan een variant van de configuratie.
In deze situatie kun je in Merkato beroep doen op de clone-functie. Met deze functie maak je heel gemakkelijk een variant aan van een reeds gemaakte configuratie. Valt deze variant dan toch te duur uit? Geen probleem: dan grijp je gewoon weer terug op de eerder gemaakte configuratie.
Optionele opties
De zogenaamde optionele optie is ten slotte ook een veelgehoorde term. Met deze term wordt gedoeld op dat de standaardoptie wordt gekozen, maar dat jouw klant wel eventueel interesse heeft in een andere optie. Voortbordurend op het spoelbakverhaal is dit een gevalletje van: “Doe mij maar de standaard, maar ik ben ook benieuwd naar de prijs voor de geborstelde roestvrijstalen versie” (= optie). Voor jou als verkoper is dit wellicht een veelvoorkomend scenario. Helaas is dit voor een (eenvoudige) configurator soms onmogelijk om mee te nemen in de overweging/offerte, omdat er maar één keuze gemaakt kan worden in de selectielijst. Als een bedrijf ‘optionele opties’ wil aanbieden, moet hier bij het inrichten van de configurator al rekening mee worden gehouden.
Denk aan de welbekende vragen/uitspraken:
- “Kan ik ook de prijs ontvangen van een extra werklamp op de achterbumper?”
- “Doe me nog even optioneel de kosten voor een setje bredere banden.”
- “Wat zou een gereedschapskist me extra kosten?”
In tijden van de inmiddels ouderwetse, papieren prijslijst was deze mogelijkheid heel gebruikelijk. Wij merken dat klanten verwachten dat dit in een configurator net zo gemakkelijk werkt. Wij kijken hier toch anders tegenaan.
In het eerste voorbeeld betekent een extra werklamp op de achterbumper dat bijvoorbeeld ook de kabelboom vervangen moet worden. Omdat er (hypothetisch) slechts drie lampen op de standaard kabelboom aangesloten kunnen worden, is er een uitgebreidere nodig. Deze extra, vierde lamp valt dus opeens naar verhouding enorm duur uit, door de kosten die dit met zich meebrengt (de kabelboom en de montage daarvan).
Als we kijken naar het tweede voorbeeld, werken we ook dit voorbeeld iets verder uit. Stel: de bredere banden passen helaas niet op de gekozen, stalen velgen. De brede banden kosten an sich wellicht ‘slechts’ € 800, maar de meerprijs van de extra velgen loopt misschien wel op tot maar liefst € 1.500.
We sluiten af met het voorbeeld van de gereedschapskist. Als jouw klant een gereedschapskist wil bestellen, kan het zijn dat dat helemaal niet mogelijk is. Misschien valt het namelijk helemaal niet te combineren met de extra grote tank of de reservewieldrager die jouw klant heeft gekozen, omdat er simpelweg geen plek meer voor is. In dit denkbeeldige scenario is het probleem dat deze onmogelijkheid wel degelijk werd aangeboden als mogelijkheid. Omdat dit echter helemaal niet mogelijk blijkt te zijn, moet je terug naar de klant of zelfs terug naar jouw (dure) tekentafel. De configurator had moeten ingrijpen en de kist niet mogen aanbieden, ook niet als optionele optie.
Al met al kunnen de zogenaamde optionele opties veel grotere gevolgen hebben dan jij of jouw klant in de eerste instantie misschien dacht. Sommige opties kun je wellicht helemaal niet aanbieden bij het gekozen basisproduct. Bij het inrichten van de configurator, dien je dit goed vast te leggen.
Zoals in bovenstaande afbeelding is te zien is het vaak een kwestie van “ja”, “nee” of “bied aan als optie”. In het laatste geval zal de optie niet worden meegenomen in de aanbieding, maar apart op de offerte komen. Je kunt ervoor kiezen de prijs van de losse optie niet te noemen in het totaal, maar wel bij de niet inbegrepen opties.
Conclusie
Helaas kunnen de bovenstaande onduidelijkheden of niet-vanzelfsprekende terminologie leiden tot discussie, zowel intern als commercieel (naar de klant toe). Het goede nieuws is dat wij na ruim tien jaar meedraaien in de top van de branche, beschikken over een schat van ervaring als het gaat om opties, optionele opties, variaties en accessoires. En ik heb nog meer goed nieuws: Merkato biedt ontzettend veel leuke, technische mogelijkheden aan om exact aan te sluiten op jouw wensen!
Bekijk ook de vorige blogs:
Peter Prins
Quootz Consultant
