Van Excel naar CPQ in machinebouw: meer grip op configuraties, offertes en groei
Er zijn maar weinig softwareprogramma’s die zo geliefd én zo onderschat zijn als Excel.
Vrijwel ieder machinebouwbedrijf gebruikt het. Voor calculaties, productconfiguraties, prijslijsten of complete offertetrajecten. En eerlijk is eerlijk: dat is ook logisch. Excel is snel, flexibel en iedereen kent het. Juist daarom ontstaat het vaak niet als bewuste keuze, maar groeit het uit tot dé manier van werken.
Een engineer bouwt een slimme rekentool. Sales voegt een paar keuzemenu’s toe. Er komen uitzonderingen bij voor specifieke klanten, een apart tabblad voor dealers, een extra formule voor een nieuwe productlijn en een macro om tijd te besparen. Stukje bij beetje verandert een handig hulpmiddel in een bedrijfskritisch systeem.
Dat gaat jarenlang goed. Tot het moment waarop niemand meer precies weet hoe alles met elkaar samenhangt.
De machinebouw vraagt om meer dan flexibiliteit
Bij bedrijven die machinelijnen ontwikkelen, is geen enkele offerte hetzelfde. Capaciteit, afmetingen, besturing, veiligheidscomponenten, transport, software en klantspecifieke wensen beïnvloeden elkaar voortdurend. Iedere keuze heeft gevolgen voor prijs, engineering, productie en levertijd.
Juist in zo’n omgeving lijkt Excel een uitkomst. Je kunt immers alles aanpassen.
Maar die flexibiliteit heeft ook een keerzijde. Hoe meer uitzonderingen worden toegevoegd, hoe lastiger het wordt om het overzicht te houden. Op een gegeven moment is het niet meer duidelijk waarom bepaalde berekeningen ooit zijn gemaakt. Nieuwe collega’s durven niets aan te passen. Engineers worden steeds opnieuw gevraagd om offertes te controleren en verkopers houden voor de zekerheid oude offertes achter de hand “omdat die de vorige keer ook werkten”.
Het proces blijft draaien, maar steeds meer op ervaring in plaats van op controle.
De signalen zie je vaak eerder dan je denkt
Bedrijven merken meestal niet van de ene op de andere dag dat Excel een probleem is geworden. Het sluipt erin. Pas als offertes langer duren, fouten vaker voorkomen of kennis afhankelijk wordt van één medewerker, ontstaat de vraag of het nog slimmer kan.
Een aantal signalen komt daarbij opvallend vaak terug:
- De offerte bestaat uit meerdere gekoppelde Excel-bestanden of tientallen tabbladen.
- Slechts één of twee collega’s begrijpen de formules nog echt.
- Prijsregels, kortingen en productinformatie staan op verschillende plekken.
- Oude offertes worden gekopieerd als basis voor nieuwe aanvragen.
- Sales en engineering controleren dezelfde berekeningen meerdere keren.
Het probleem is niet Excel
Dat klinkt misschien vreemd, maar Excel is zelden de boosdoener.
Sterker nog, een uitgebreide Excel is vaak het bewijs dat een organisatie al jaren bezig is met het slimmer organiseren van haar verkoopproces. Er is productkennis opgebouwd. Er zijn regels vastgelegd. Er is nagedacht over configuraties en prijslogica.
Alleen is Excel nooit ontworpen om complexe configuratieprocessen beheersbaar te maken.
Het is gebouwd om te rekenen, niet om complete verkoopprocessen, gebruikersrechten, workflows, versiebeheer en integraties met ERP- en CRM-systemen te beheren.
Van losse berekeningen naar één gecontroleerd proces
Een CPQ-oplossing brengt structuur in het volledige verkoopproces. Productregels, afhankelijkheden, stuklijsten, prijzen en configuraties worden centraal vastgelegd, zodat iedere offerte volgens dezelfde uitgangspunten wordt opgebouwd. Dat zorgt voor een gecontroleerd verkoopproces waarin sales snel kan werken en fouten worden voorkomen.
Door een CPQ-oplossing te koppelen aan CRM- en ERP-systemen hoeven gegevens bovendien nog maar één keer te worden ingevoerd. Klantinformatie, productgegevens en orders sluiten naadloos op elkaar aan, waardoor dubbel werk verdwijnt en de kans op fouten afneemt.
Ook intern levert dat veel op. Verkopers hoeven minder af te stemmen met engineering, nieuwe collega’s zijn sneller ingewerkt en wijzigingen worden centraal doorgevoerd. Zo ontstaat meer vertrouwen in het verkoopproces en beschikt iedere afdeling altijd over dezelfde actuele informatie.
De overstap hoeft minder groot te zijn dan veel bedrijven denken
Veel organisaties stellen een CPQ-traject uit omdat ze denken dat alles opnieuw moet worden opgebouwd. In de praktijk is dat zelden het geval.
De benodigde kennis is namelijk al aanwezig. Die zit alleen verspreid over Excel-bestanden die in de loop der jaren steeds verder zijn uitgebreid. Juist daarom vormt Excel vaak een waardevol vertrekpunt. De bestaande logica kan worden geanalyseerd, gestructureerd en overgezet naar een CPQ-oplossing die is ontworpen voor complexe configuraties.
Door deze vervolgens te koppelen aan ERP- en CRM-systemen worden productgegevens, klantinformatie en orders automatisch met elkaar uitgewisseld. Dat voorkomt dubbele invoer, verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat iedere afdeling met dezelfde actuele informatie werkt.
Belangrijk daarbij is om niet te lang twee werelden naast elkaar te laten bestaan. Een korte periode waarin offertes in beide systemen worden gecontroleerd is verstandig, maar daarna moet er één waarheid ontstaan. Anders blijft dubbel onderhoud bestaan en verdwijnt het grootste voordeel van een CPQ-oplossing.
Controle op het process is uiteindelijk belangrijker dan vrijheid
Veel verkopers vinden Excel prettig omdat alles aangepast kan worden. Dat voelt als vrijheid.
Maar voor management is juist de vraag interessant hoeveel vrijheid wenselijk is. Hoeveel ruimte wil je geven om prijzen aan te passen, uitzonderingen toe te voegen of offertes handmatig te wijzigen?
Naarmate een organisatie groeit, wordt het antwoord steeds vaker hetzelfde: flexibiliteit is waardevol, zolang de controle behouden blijft.
Daar zit precies de kracht van CPQ. Niet door sales te beperken, maar door de juiste keuzes eenvoudig te maken en fouten zoveel mogelijk uit het proces te halen.
Klaar voor de volgende stap?
Veel organisaties stellen een CPQ-traject uit omdat ze denken dat alles opnieuw moet worden opgebouwd. In de praktijk is dat zelden nodig.
De benodigde kennis is namelijk al aanwezig. Die zit alleen verspreid over Excel-bestanden die in de loop der jaren steeds verder zijn uitgebreid. Juist daarom vormt Excel vaak een waardevol vertrekpunt. De bestaande logica kan worden geanalyseerd, gestructureerd en overgezet naar een CPQ-oplossing die is ontworpen voor complexe configuraties én eenvoudig gekoppeld kan worden aan ERP- en CRM-systemen.
Zorg er daarbij wel voor dat Excel en CPQ niet onnodig lang naast elkaar blijven bestaan. Een korte overgangsperiode waarin offertes in beide systemen worden gecontroleerd is verstandig, maar daarna is het belangrijk om vanuit één centrale waarheid te werken. Zo voorkom je dubbel onderhoud, verklein je de kans op fouten en benut je de voordelen van een CPQ-oplossing optimaal.
Benieuwd naar hoe Merkato jouw verkoopproces overzichtelijker, sneller en beter beheersbaar kan maken? Neem gerust contact met ons op. We laten je graag zien hoe je de stap maakt van Excel naar een gecontroleerd en toekomstbestendig verkoopproces. Let’s configure this out together.