Hoe je orde brengt in chaotische verkoopprocessen met CPQ-software
Bij een klant van ons, Duport: specialist in bemestingstechniek, groeide de complexiteit van machines harder dan de processen aankonden. De verkopers verkochten enthousiast, maar niet altijd uitvoerbaar. Engineering probeerde het te redden. De stuklijsten kwamen niet meer uit Excel, en de kennis zat bij een handvol mensen.
“We kregen soms een order terug waarvan we dachten: dit is helemaal niet maakbaar wat je daar verkoopt,” vertelde Herjan ons.
Hij was jarenlang de schakel tussen verkoop en productie bij Duport. Wat eerst werkte met zelfgemaakte prijslijsten en veel ervaring, liep steeds vaker vast. Tijd voor verandering.
Als Excel niet meer volstaat
Duport groeide. Nieuwe markten, nieuwe verkopers, meer variatie in het aanbod. Maar het systeem groeide niet mee. “Ik bouwde vroeger alles in Excel. Prijslijsten, keuzes, restricties. Echter na verloop van tijd kon Excel het gewoon niet meer aan,” aldus Herjan.
Verkopers konden opties combineren die technisch niet samengingen, zoals optie A én B op één machine, terwijl die elkaar uitsluiten.
“En dan ga je technisch maar wat verzinnen om het tóch te realiseren. Zonde van de tijd en het geld.”
Het opleiden van nieuwe buitenlandse dealers werd bovendien steeds intensiever. Die mensen hebben niet dezelfde achtergrond. Ze weten niet dat sommige combinaties niet kunnen. Als je dan geen goed systeem hebt, verkoop je fouten.
De noodzaak van een zuivere orderintake
Voor Duport was het duidelijk: als je wilt opschalen, moet je zorgen dat wat verkocht wordt, ook daadwerkelijk te bouwen is.
“Wat de klant in zijn hoofd heeft, is een uitvoering van een machine. Maar dat moet je vertalen naar stuklijsten waar productie mee aan de slag kan,” legt Herjan uit. “Wij hadden behoefte aan een zuivere orderintake. Anders blijf je corrigeren achteraf.”
De keuze viel op Merkato, de CPQ-software van Quootz. Geen abstract systeem, maar een configurator waarin je precies vastlegt wat wél en niet mogelijk is. En belangrijker nog: één die ook te gebruiken is door mensen zonder softwareachtergrond.
Bouwen, testen, verbeteren
“Na twee dagen training kon ik ermee aan de slag,” zegt Herjan. “Je hoeft geen programmeur te zijn. Maar je moet er wel echt mee aan de slag blijven.”
Duport koos ervoor om de configurator zelf te vullen. “We kwamen erachter dat je er heel veel in moet stoppen. Je moet echt nadenken: wat willen we verkopen en wat niet?”
Om dat goed te kunnen doen, werkte Herjan samen met het team van Quootz in Apeldoorn. “Als je op je eigen bedrijf blijft, komt er van alles tussendoor. Door daar te zitten, konden we bouwen én meteen hulp vragen als dat nodig was.”
Minder fouten, meer overzicht
De impact van de CPQ-implementatie is voelbaar door het hele bedrijf. Verkopers maken sneller offertes. Engineering hoeft minder brandjes te blussen. En de productie weet precies wat er verwacht wordt.
“Onze verkopers zeggen nu: ik kan veel sneller een offerte maken die er ook nog eens goed uitziet,” vertelt Herjan. “En wat we verkopen, klopt ook echt. We sturen ze richting standaardoplossingen op maat van de klant.”
Doordat de configurator ook automatisch stuklijsten genereert, kan productie sneller en met minder fouten aan de slag. Herjan vat het simpel samen: “Engineering hoort geen fouten op te lossen. Engineering hoort te innoveren.”
Kennis vastleggen die anders verdwijnt
Duport ervaarde ook een plotse vermindering van expertmedewerkers. “Een leverancier van ons begon zelf te verkopen in Nederland. Die heeft een heleboel mensen overgenomen,” zegt Herjan.
Dat was meteen een wake-up call voor Duport. “De kennis van die collega’s vastleggen was uiteraard zeer belangrijk.”, zegt Herjan. En dat gaat gelukkige zeer makkelijk in Merkato. Steeds meer bedrijven realiseren zich hoe kwetsbaar je bent als kennis alleen in hoofden zit. Merkato helpt dan om die kennis vast te leggen, zodat nieuwe collega’s meteen goed kunnen starten en ‘oude’ expertise niet verloren gaat.
De volgende boost: automatisering
Duport heeft intussen een API-koppeling tussen Merkato en hun ERP-systeem (Powerall). De functie: alle configuraties modulair en automatisch doorzetten naar productie. Momenteel worden binnenkomende orders nog gecontroleerd, maar zodra moet dit niet meer.
Ook denkt Duport na over het beschikbaar maken van de configurator voor externe vertegenwoordigers. “Voorlopig gebruiken alleen onze eigen mensen het, maar dat kan zeker nog veranderen.”
Wat andere bedrijven hiervan kunnen leren
Voor bedrijven met complexe producten is CPQ niet alleen een tool, maar een voorwaarde voor gezonde groei. Herjan is daar duidelijk over: “Als je een complex product hebt en je wilt daar series van maken, dan kan een configurator daar enorm bij helpen.”
Hij benadrukt dat je er tijd in moet stoppen. “Niet per se in de software, maar in de keuzes die je maakt. Wat laat je toe, wat niet? En hoe borg je dat?”
De samenwerking met Quootz noemt hij prettig. “Er is veel mogelijk in Merkato. Meer dan ik zelf weet. En het is mooi dat je er zonder IT-achtergrond toch ver mee komt.”
Quootz helpt maakbedrijven zoals Duport om grip te krijgen op hun verkoop- en productieproces. Geen losse eindjes meer. Geen onuitvoerbare orders. Maar een proces dat klopt, vanaf het eerste klantcontact.
Ook grip krijgen op je stuklijsten en orderintake?
Plan een demo met Quootz en ontdek hoe CPQ-software jouw verkoopproces vereenvoudigt en je productie ontlast.