Geesinknorba produceert misschien wel een van de meest noodzakelijke producten die te bedenken zijn binnen de
maatschappij, namelijk afvalinzamelvoertuigen. Van huisafval tot bouwafval en van Amsterdam tot Quito in Ecuador: de voertuigen van Geesinknorba zie je wereldwijd terug. Met acht vestigingen verspreid over Europa, is het een van de grootste leveranciers van afvalinzamelvoertuigen.
In Emmeloord waar de hoofdvestiging zit, spreken wij met Stefan Snoek. De afdeling waar hij werkzaam is, is de schakel tussen de verschillende verkoopkantoren (branches genoemd) en de fabriek. Hier is hij verantwoordelijk voor de implementatie van de Merkato Software binnen Geesinknorba. Al vanaf het moment dat Stefan Snoek bij Geesinknorba kwam werken, werd er gesproken over de aanschaf van een configurator. In 2016 is na gedegen onderzoek van de markt de keuze gemaakt om klant van Quootz te worden.
De Geesinknorba-werkwijze
‘Onze acht vestigingen zitten in Engeland, Zweden, Duitsland, Italië, Frankrijk, Spanje en Nederland, waar ook de branch Export is gevestigd. Het is van belang dat elke vestiging op een vergelijkbaremanier verkoopt en communiceert. Dit was voordat we dit traject ingingen anders. Elke vestiging verkocht dezelfde producten, maar hanteerde een eigen verkoopmanier. Hierdoor ontstonden er verschillende prijscalculaties, commerciële teksten en meer, terwijl iedereen in principe hetzelfde werk verrichte’, vertelt Stefan Snoek. ‘Dit was voor ons een belangrijke reden om een configurator aan te schaffen.
Daarnaast kent elke vestiging veel vertaalslagen binnen het proces van de verkoop van een afvalinzamelingsvoertuig. Bij een groot aantal vertaalslagen nam logischerwijze de kans op fouten toe, bleek bij Geesinknorba. Om de acht vestigingen te centraliseren en de vertaalslagen te verminderen, werd de Merkato configurator in juli 2016 geïntroduceerd binnen Geesinknorba.
Implementatiefase 1
De implementatie begon op de engineeringsafdeling, maar werd al snel in de handen van Stefan gelegd, omdat de configurator een strategisch en functioneel verkooptool betreft en dus daarom ook beter door de gebruikers zelf geïmplementeerd kan worden. Doordat er voorheen vanuit een Excellijst werd gewerkt, was de meeste informatie al wel te herleiden en was de implementatie van de productinformatie relatief gemakkelijk en snel klaar. Als gevolg van het snelle succes van dit deel van de implementatie, kreeg Stefan al snel een andere uitdaging op zijn bord:
‘Aan het begin van het implementatieproces bleek er voor ons veel werk te zitten in de organisatie van de workflows. Om binnen Geesinknorba één verkoopwijze te hanteren, moesten er eerst basisdocumenten voor de verkoop worden opgezet. Na een analyse van de verschillende vertaalslagen per afdeling zijn er duidelijke basisdocumenten opgesteld. Hierdoor zijn wij in staat om alles op een consistente manier te communiceren naar zowel de klant als intern.
Het implementeren van alle producten die wij kunnen leveren liet hierdoor langer op zich wachten dan we hadden gehoopt. Dit
is dan ook de reden dat wij op dit moment nog niet volledig draaien op Merkato. Inmiddels gaan er twee van de vijf producten naar de fabriek via de software, namelijk de GPM 4 en GPM Mini. Met het oog op nieuwe producten in de toekomst en de bestaande producten, hebben wij dus nog even te gaan voordat wij klaar zijn met de volledige implementatie. Aan de andere kant zullen er altijd zaken blijven veranderen en is het doen van aanpassingen in Merkato gelukkig eenvoudig. De configurator zal dus waarschijnlijk nooit helemaal klaar zijn, maar er zal altijd aan verbeterd en aangepast blijven worden.’
Implementatiefase 2
De tweede uitdaging voor Stefan was om alle werknemers te overtuigen te gaan werken volgens de nieuwe werkwijze.
‘Deze gewijzigde werkwijze, die tot stond kwam door de introductie van de configurator, gaf in het begin wat weerstand van de gebruikers. Door goed te luisteren naar de gebruikers en hiermee samen te werken, kregen ze de nieuwe werkwijze al snel onder die knie. Zo zagen ze de voordelen ervan in en hoorden we gelukkig vaak dat de software ze een hoop tijd bespaarde ten opzichte van hun vroegere manier van werken. Op dat soort momenten werden de branches wel enthousiast. Ze moesten alleen even de drempel over en het vertrouwde achter zich laten.
Ook met deze fase van de implementatie zijn wij nog niet klaar. In de Benelux werkt bijvoorbeeld de buitendienst al wel volledig met Merkato, maar in Spanje alleen nog maar de binnendienst. Dit hangt samen met de verschillende wensen per land. We proberen alles op dezelfde manier te laten draaien met hier en daar wat flexibiliteit. In Nederland kan een verkoper direct een offerte uitdraaien aan iemand die geen extra eisen heeft, maar in Spanje hebben ze liever dat hun binnendienst iedere offerte controleert. Dit zijn de kleine zaken waarvoor je dan per vestiging de workflow iets verandert, maar in principe komt de werkwijze nu al met elkaar overeen.’
Contact met Quootz
‘Aan het begin van de implementatie van Merkato heb ik een training gehad van Rinck. Deze verliep erg goed, maar omdat onze workflows zo ingewikkeld zijn, vroeg ik om enkele dagen extra ondersteuning bij de opbouw hiervan. Hierdoor heb ik de fijne kneepjes van het vak geleerd en dit vond ik erg prettig. Momenteel stuur ik alleen nog wel eens een mail op het moment dat ik tegen iets aanloop. Wanneer iets niet werkt of nog niet bestaat in Merkato zijn er altijd mogelijkheden deze software verder te ontwikkelen. Deze flexibiliteit vind ik erg prettig.
Resultaten
Ondanks dat Stefan nog niet volledig klaar is met de implementatie van Merkato binnen Geesinknorba, is hij tot dusver erg te spreken over de behaalde resultaten. De werkuren van de binnendienst zijn significant afgenomen, er zijn geen vertaalslagen meer binnen het gehele verkoopproces en de Geesinknorba-werkwijze is voor iedereen uniform ingevoerd. Daarnaast rolt er bij de productieafdeling nu elke keer een foutloze order uit en heeft de klant altijd de garantie dat het geleverde voertuig ook daadwerkelijk is wat hij heeft besteld.
In de database van Merkato is inmiddels een ware goudmijn aan informatie opgebouwd. De productmanagers kunnen heel eenvoudig hun eigen analyses doen. Zo wordt inzichtelijk welke (combinatie van) opties er wel of niet aangeboden/verkocht worden. Met deze schat aan informatie kan heel concreet de ontwikkeling van nieuwe producten en processen gestuurd worden.
‘De mogelijkheden met Quootz zijn groot en ik hoop mijn uiteindelijke doel hierdoor te behalen: Al onze producten in één tool, voor al onze verkopers, ieder in zijn eigen taal, zowel voor de binnen- als buitendienst en over de hele wereld. En die tool is natuurlijk Merkato. Voor de eerste twee producten is dit al realiteit. We hebben nog even te gaan, maar de toekomst is zeker in zicht.’
