Project uitgelicht: Boon Edam

Royal Boon Edam International B.V. begon aan het eind van de 19e eeuw als een timmermansbedrijf, en in 1903 werd de eerste draaideur geproduceerd. Inmiddels is het familiebedrijf uitgegroeid tot wereldwijde marktleider in entreeoplossingen, van high end draaideuren tot toegangspoortjes. Het bedrijf heeft dochtermaatschappijen in 18 landen wereldwijd en drie productiemaatschappijen in Nederland, China en de Verenigde Staten. De laatste groep produceert klantspecifieke entreeoplossingen voor de zusterondernemingen. De zusterbedrijven, verspreid over vier continenten, implementeren de draaideuren bij bedrijven en voor aannemers en verlenen service. We spreken met Arno van Riesen – hij werkt voor de productiemaatschappij in Nederland, en maakte onderdeel uit van het team dat verantwoordelijk geweest is voor het implementeren van Merkato.

Reason for change

Een uitdaging voor een bedrijf dat een dusdanige groei heeft doorgemaakt is het blijven stroomlijnen van het productieproces: verschillende markten leveren verschillende vragen, en ook op lokaal niveau zijn er grote verschillen te vinden – alleen al als je naar de lokale veiligheidsspecificaties kijkt, vereist maatwerk in deze branche op wereldwijd niveau een hoge mate van kennis in mogelijke standaardproductcombinaties. In eerste instantie werd er gewerkt met excelsheets waarin deze combinaties werden aangegeven, maar dit leverde nog altijd orders op die niet zonder hulp van engineering konden worden geproduceerd. Arno: ‘We zeggen bij Boon Edam niet vaak: dat is onmogelijk. Dan zeggen we dat het niet standaard is, maar vaak kunnen we het dan alsnog maken – daarom leveren we ook oplossingen.’

Deze productie-insteek leverde echter een bepaalde flexibiliteit op in de standaard bestelformulieren: combinaties van opties werden weliswaar als mogelijk of onmogelijk gesignaleerd, maar bij een onmogelijkheid kon de combinatie dan alsnog aangevinkt worden. Zodoende moesten orders altijd uitgebreid gecontroleerd worden voor de productie in gang kon worden gezet: een kostbaar en vaak onnodig traject. Er was behoefte aan een betrouwbare filter die de kennis en kunde van de medewerkers verzamelde en daarmee de standaard-orders van de projecten kon scheiden, zodat de expertise van de engineers naar alleen die orders kon gaan die dit nodig hebben.

Selectietraject

Boon Edam zocht dus naar software die enerzijds voldoende met combinatiemogelijkheden wist om te gaan om de standaardorders door te laten en de speciale gevallen af te vangen. Maar anderzijds flexibel genoeg was om die speciale gevallen wel nog mogelijk te laten zijn. Bij een eerdere poging werd bij de inrichting van de software de balans niet goed gevonden, dus nu werd opnieuw gekeken naar wat er softwarematig mogelijk was. Toen kwam Merkato in beeld, en direct in het oog sprong de eenvoud van dit programma. Boon Edam kon heel snel alweer slagvaardig aan het werk, en – iets dat volgens Arno ‘gerust genoemd mag worden’ – het prijskaartje was ook aantrekkelijk.

Op basis hiervan werd er begonnen met een pilot. Boon Edam kreeg voor een bepaalde periode toegang tot het systeem, en had als doelstelling om het product met de grootste diversiteit af te vangen in het systeem. Arno en de rest van het implementatieteam kregen twee dagen training, en ‘waar ik van stond te kijken was dat ik na een halve dag al bezig was in het systeem. Ik ben geen programmeur, maar door de eenvoud van het systeem was dit geen probleem voor me.’

Implementatieproces

Drie medewerkers uit verschillende takken van het bedrijf (Wim de Jong, Otto van Riessen en Arno zelf) werden aangesteld om de inrichting van Merkato te bewerkstelligen: vanuit een procesinvalshoek, vanuit een programmeursinvalshoek met kennis over de oude prijslijsten en excelsheets, en vanuit een relationeel-internationale invalshoek. Die drie invalshoeken zorgden voor een mooie balans in het traject, en daarnaast werd vanuit de productiemaatschappij veel contact onderhouden met de zustermaatschappijen, om te polsen van wereldwijd de huidige behoeften waren in de markt en hoe deze op een zo gebruiksvriendelijk mogelijke manier konden worden beantwoord in de interface, zonder dat de efficiency daaronder hoefde te lijden. Hierna werd de stap gemaakt van het verwerken van de informatie in de software. Arno: ‘dat ging vlot. We waren goed te spreken over het tijdsbestek waarbinnen dat gebeurde. Ook de lijntjes met Quootz waren altijd kort.’

Ook heeft het team, engineering en verkopers op de software losgelaten om te zoeken naar niet opgevangen onmogelijkheden. Na dit proces heeft de software nog in een testfase gedraaid.

De software wordt inmiddels internationaal gebruikt om orderspecificaties aan de productiemaatschappij door te geven. Het eindproduct is vooralsnog dus nog wel een document aan de hand waarvan weer een ontwerp wordt gemaakt, maar in die orderspecificatie is al wel een grote vertaalslag gemaakt – aan de hand van symbolen bovenaan het document is in één oogopslag zichtbaar wat de ‘moeilijkheidsgraad’ van de order is, en hoe deze dus in de verdere verwerking behandeld moet worden.

Bereikt

Dit heeft geleid tot een grote verbetering in de efficiency: niet langer moet elke order een lange controleprocedure ondergaan, maar de meer standaard orders kunnen direct geproduceerd worden. Dit heeft op zijn beurt uiteraard ook geleid tot een versnelling van het productieproces voor een groot gedeelte van de orders. Maar niet alleen de standaard orders profiteren van Merkato: ook bij de wat ingewikkelder orders, welke toch gedeeltelijk de inventiviteit van engineering verlangen, kunnen inzichtelijker worden gemaakt door het document. Arno: ‘Als 80% conform de standaardspecificaties is, kan dat gelijk in de bouwtekening worden verwerkt. Engineering hoeft dan alleen na te denken over de 20% die hij zelf nog moet tekenen om het ontwerp met de specificaties  overeen te laten komen.’ De kennis van de medewerkers kan dus veel tactischer worden ingezet.

Daarnaast is voor alle medewerkers duidelijker geworden wat de standaard eigenlijk is. Arno: ‘toen we de eerste medewerkers lieten werken met het programma, hebben we paraat gestaan om problemen en bezwaren te verwerken. Sommige medewerkers zeiden dingen als “je kan onderdeel A hier nog combineren met onderdeel B, dat moet niet mogelijk zijn.” Soms hebben we die input verwerkt, maar soms ontdekten we dat dit niet klopte: die medewerkers waren dan stomverbaasd om te horen dat die combinatie altijd al mogelijk was geweest. Vaker kwam het echter andersom voor, en de omgang hiermee heeft Merkato een heel stuk makkelijker gemaakt.’

Ook de vrijheid die de software bood, leidde niet tot problemen in de omgang met de sales configurator. Arno: ‘We hebben tekstvelden toegevoegd om afwijkende details in te omschrijven. Hoe meer vrijheid je op dat vlak geeft, hoe meer die vrijheid natuurlijk ook kan worden misbruikt. Maar we zagen dat mensen daar eigenlijk nog altijd heel secuur mee omgingen. Alle specificaties die kunnen worden ingevuld, worden gewoon ingevuld.’

Tot slot was een beter behoud van kennis zichtbaar: doordat alle productinformatie in het systeem is gevangen, hebben nieuwe medewerkers op de buitendienst veel sneller inzicht in wat mogelijk is en niet.

Toekomst

Nu de software loopt, werpt Boon Edam de blik naar binnen: in de toekomst willen ze de software niet alleen gebruiksvriendelijk laten zijn voor de kant van de verkoper, maar ook in overleg gaan met engineering. Welke informatie willen zij uit het systeem, en hoe kan die het beste worden aangeleverd?

Daarnaast wordt Merkato momenteel alleen binnen de Boon Edam bedrijven gebruikt, door de over de wereld verspreidde zustermaatschappijen. In de toekomst wil Boon Edam wellicht ook een portal maken voor externe partijen: dealers zouden dan een omgeving hebben waarbinnen ze direct een order kunnen plaatsen.