Ridder, een vooraanstaande speler in automatiseringsoplossingen voor kassen, klimaatbeheer en waterbehandeling, heeft met behulp van Merkato CPQ haar workflows volledig getransformeerd. In dit artikel nemen we een kijkje in hun reis met CPQ: van de initiële uitdagingen waarmee ze te maken hadden, tot de impact die Merkato CPQ heeft gehad op hun dagelijkse processen. 

We spraken met Cock Franke, teamleider Technical Sales Support, en John van Marrewijk, Technical Sales Support Engineer, actieve gebruiker en template builder van Merkato binnen Ridder.

Van Excel naar automatisering

Ridder gebruikt Merkato binnen drie belangrijke domeinen: waterbehandeling, procesautomatisering en digitale diensten. Elk systeem dat ze binnen deze domeinen ontwerpen is uniek en afgestemd op de specifieke behoeften van hun klanten. Vóór de implementatie van Merkato CPQ vertrouwden ze echter op Excel-sheets en handmatige CAD-tekeningen.

“We gebruikten Excel voor berekeningen, maar die waren niet voor iedereen toegankelijk,” vertelt Cock Franke. “Met Merkato is dat nu wel mogelijk, nu kan iedereen een offerte opstellen.”

De behoefte aan een efficiëntere aanpak werd duidelijk toen Ridder’s ERP-leverancier hen introduceerde aan Quootz en de mogelijkheden van CPQ.

“Ridder levert configureerbare waterbehandelingsunits en computergestuurde procesautomatisering. Elke oplossing is uniek, maar de componenten zijn vaak hetzelfde,” legt Cock uit. “Met Merkato vullen we de benodigde parameters in, en daaruit komt bijna een volledig geëngineerd systeem, inclusief prijs en offerte.”

Uitdagingen voor de implementatie

Ridder’s beslissing om met CPQ aan de slag te gaan, was niet zonder uitdagingen. Het proces zelf moest goed worden doordacht, iets dat in eerste instantie onderschat werd.

“Ik merk dat we er destijds niet genoeg over hadden nagedacht: hoe gaan we het proces inrichten en wanneer gaan we wat mogelijk maken?” aldus Cock. “De verwachtingen binnen het team liepen sterk uiteen, wat ook een reden was dat het project in 2017 tijdelijk stilviel.”

Naast de nood aan doordachte processen, legt John uit dat de implementatie zo vlot verloopt als je het zelf maakt: “Het systeem vraagt om duidelijke input en output. Het goed opzetten van de configurator is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen ermee overweg kan.”

De voordelen van CPQ

Met Merkato CPQ heeft Ridder hun processen sterk verbeterd. Wat ooit handmatig en tijdrovend was, verloopt nu veel sneller en foutloos:

• Snellere doorlooptijden

Op basis van de gemaakte configuratie binnen Merkato stelt Q-Report parameterlijsten op die direct in hun CAD-systemen geïmporteerd worden. Hierdoor is de doorlooptijd van aanvraag tot tekening en productie heel kort.

• Toegankelijkheid voor internationale teams

Ridder werkt wereldwijd met vestigingen in Frankrijk, Spanje, Mexico, Verenigde Staten , Canada en China. Merkato heeft een grote rol gespeeld in het beschikbaar maken van technische kennis binnen deze teams. “Met Merkato zorgen we ervoor dat iedereen binnen de lijntjes kleurt en de uitkomst uniform is” legt Cock uit. Dit is vooral waardevol in regio’s waar technische kennis minder aanwezig is.

• Standaardisatie

Het systeem stuurt gebruikers naar standaardoplossingen en voorkomt fouten. “Je voorkomt dat mensen iets verkopen wat niet mogelijk is,” aldus Cock. Dit helpt Ridder om consistentie te waarborgen in hun complexe configuraties.

CPQ als onderdeel van een breder systeem

Hoewel Merkato CPQ cruciaal is voor Ridder’s processen, blijft hun ERP-systeem Dynamics centraal staan. “Dynamics is ons leidende systeem,” legt Cock uit. “Offertes die via Merkato worden gemaakt, gaan naar ons ERP en komen zo in de salesfunnel terecht.”

Deze integratie zorgt ervoor dat alle processen naadloos op elkaar aansluiten, van offerte tot productie.

Unieke toepassingen

Om offerteaanvragen efficiënt te verwerken, wordt Merkato als web-based configurator toegepast op de website van Ridder. Hierdoor kunnen aanvragen gestructureerd verwerkt worden, wat vooral nieuwe klanten enorm helpt.

“Bestaande dealers weten vaak al wat ze willen, maar nieuwe dealers maken veel gebruik van het formulier. Het helpt ons om direct met de juiste parameters aan de slag te gaan,” zegt Cock.

Uitdagingen en verbeterpunten

Culturele verschillen in internationale markten zorgen voor uitdagingen in het offerteproces, zegt Cock. “In Amerika en China hebben ze andere verwachtingen van offertes, zoals lay-out, structuur en valuta.”

Flexibiliteit in offerteteksten zou daar van pas komen. John vult aan: “Elke verkoper wil zijn klant zo goed mogelijk kunnen bedienen en wil daardoor ook vaak zijn teksten gepersonaliseerd maken. Echter bij veel gebruikers in een geautomatiseerd proces kun je helaas minder personaliseren. Tenzij je weer alle teksten openlaat, maar daar heb je weer een bepaalde tegenstrijdigheid met de nood aan correct geconfigureerde teksten.”

Advies voor toekomstige CPQ-gebruikers

Voor bedrijven die een CPQ-oplossing overwegen, hebben Cock en John een belangrijk advies voor zowel de CPQ-implementatie als de processen waar de CPQ-tool op aansluit.

“Je moet er gewoon aan beginnen en e.e.a. niet te veel tot in detail willen voorbereiden,” vertelt John. Cock vult aan: “Denk wel vooraf goed na over de input en output van het proces en hoe je alles daartussen inricht. Als je dat goed doet, sluit je beter aan op de tool.”

Een succesvolle samenwerking

Al met al is Ridder heel positief over het gebruik van Merkato binnen de organisatie. Ridder’s ervaring met Merkato CPQ laat zien hoe een goed geïmplementeerde oplossing niet alleen tijd en fouten bespaart, maar ook processen toegankelijker maakt en internationale samenwerking ondersteunt. Het is een perfect voorbeeld van hoe technologie kan bijdragen aan groei en efficiëntie in complexe industrieën.