Quootz blogt: De CPQ-paradox
Maar na eenmaal kennis te hebben genomen van onze software en alle mogelijkheden, blijkt al snel het tegendeel waar te zijn en is het te behalen voordeel voor deze bedrijven enorm. Besparingen van een tiental uren per maand op het proces van offerte tot uitvoering, is eerder regel dan uitzondering!
Interessante vraag is waarom deze bedrijven zich niet eerder hebben verdiept in CPQ. Hoe komt het dat veel bedrijven pas later beseffen hoeveel efficiënter ze al die jaren hadden kunnen werken?
Sales geen bottleneck?
Letterlijk staat CPQ voor ‘Configure Price Quote’. Heel beknopt omschreven is dit configureren om te komen tot een verkoopprijs voor een offerte.
Voor een grote groep bedrijven is de tijd die besteed wordt aan het maken van een offerte relatief kort t.o.v. overige processen in een bedrijf. Het maken van een offerte bedraagt ‘maar’ een paar uur.
De meeste bedrijven hebben het zich al wat makkelijker gemaakt met een spreadsheet – vaak meerdere voor elke productgroep – om een prijs te berekenen. Daarnaast is er een documentsjabloon met standaardteksten en afbeeldingen, waarin de verkoper bepaalde teksten kan verwijderen of aanpassen.
Veel verkopers hanteren hun eigen sjablonen of kopiëren eerder gemaakte vergelijkbare offertes. De prijs uit de spreadsheet wordt gekopieerd naar het offertedocument, deze wordt opgeslagen als PDF en gemaild naar de klant. Klaar is CPQ! Dus deze groep zal je niet snel horen vragen om een configurator voor offertes.
Verborgen gebreken
De praktijk is echter vaak net even anders en veelal brengt de knip- en plak-workflow onvermijdelijke problemen met zich mee. De meest voorkomende:
- Er staat toch per ongeluk een tekst in de offerte die nog verwijderd had moeten worden. Nu verwacht de klant opeens een optie die niet gecalculeerd is!
- De gebruikte rekensheet is toch niet de meest actuele, zonder bijvoorbeeld de prijsverhoging. Eigenlijk kloppen alle prijzen niet meer, waardoor de behaalde marge op de order minimaal is.
- De klant vraagt om een alternatieve aanbieding of één met meer of minder opties. Het is maar net hoe handig de verkoper is met zijn eigen versiebeheer en of hij de juiste PDF wel in het juiste verkoopdossier kopieert, om te voorkomen dat de verkeerde offerte opdracht wordt.
- De variatie aan offertes, verschillende teksten, verschillende prijzen en inhoud zorgt voor verwarring.
- Er ontbreekt nog informatie die door de binnendienst of werkvoorbereiding nog boven water gehaald moet worden, vanuit bijvoorbeeld mailwisselingen of door middel van extra communicatie met de klant.
Dit heeft heel veel effect op het vervolgproces, indien het een order wordt. Onderstaande staafdiagram laat zien hoe een dergelijk proces bijvoorbeeld verdeeld is over de afdelingen. Procentueel gezien is verkoop een klein deel van het volledige proces:
CPQ is een procesverbetering
Los gezien van de voordelen die een configurator biedt voor sales, door uniforme en foutloze offertes te genereren, zijn er talloze voordelen in de rest van het orderproces:
- Versiebeheer offerte > Is een offerte één keer verzondern, dan kunnen aanpassingen alleen nog maar gedaan worden als er eerst een nieuwe versie van de offerte wordt gemaakt. De paper-trail;
- Optioneel aanbieden > Een offerte met opties kan niet door naar de orderfase totdat de klant zijn keuze uit de opties gemaakt heeft;
- Input validaties > Ontbrekende gegevens blokkeren de mogelijkheid om de offerte door te zetten naar de volgende processtap;
- Technische controle > Technische goedkeuring bij specifieke opties of specials, dus eerst overleg / goedkeuring van engineering, voordat er ‘specials’ aangeboden kunnen worden;
- Financiële controle > Boven een bepaalde korting of bedrag is er een goedkeuring verplicht door een verantwoordelijke;
- Regels op basis van gebruiker > Producten of opties die niet beschikbaar zijn voor dealers in een bepaalde regio, zijn voor hen bijvoorbeeld niet beschikbaar.
Kortom, er zijn nogal wat functionaliteiten voorhanden die ertoe bijdragen dat de uiteindelijk geaccepteerde offerte gegarandeerd doorgezet kan worden naar orderfase. En omdat alle informatie aanwezig en gevalideerd is, kunnen de achterliggende processen met één druk op de knop aangestuurd worden.
Koppelingen met andere bedrijfsapplicaties, zoals een CRM, ERP en/of PDM (productdatamanagement), voorkomen het handmatig aanmaken of overtypen van artikellijsten met geconfigureerde prijzen en kenmerken.
Winst op alle fronten
Wat betekent dit allemaal voor het gehele proces na sales?
- Werkvoorbereiding zal veel minder uitzoekwerk krijgen na het ontvangen van een order. Zij kunnen zich echt gaan richten op de speciale delen.
- Hetzelfde geldt voor engineering. De specificaties liggen vast na sales en er zal minder overleg en herhaalwerk nodig zijn om tot de gewenste oplossing te komen.
- Inkoop ziet de behoeften in het ERP-systeem en zal zich vooral kunnen richten op het zoeken naar schaalvoordelen in de inkoop. Spoed- of herstel-inkoopopdrachten zullen veel minder voorkomen.
- Dit alles werkt door op de diverse processtappen na de verkoop: CTO-delen zijn makkelijker te plannen, productie is minder bezig met spoedopdrachten en transport hoeft minder na te leveren. Het percentage ‘First-Time-Right’ zal toenemen.
De staafdiagram hiernaast toont de winst die behaald kan worden in het volledige proces.
De CPQ-paradox: verkoop krijgt meer werk!?
Eén ding springt in het oog wanneer je naar de grafiek kijkt: Verkoop krijgt meer werk!? Maar dat is de bedoeling niet!
Wanneer we kijken naar het uitbrengen van één offerte, dan zou dat echter best wel eens de waarheid kunnen zijn. De configurator is sneller wanneer je dit vergelijkt met het oude knip- en plakwerk, maar het extra werk zit hem voor de verkoper vooral in het ‘volledig verkopen’. Dat wil zeggen: er daadwerkelijk voor zorgen dat de klantwensen goed vertaald worden naar een oplossing, met alle benodigde gegevens.
Daarnaast zal er, in het geval van specials, ook overlegd moeten worden met engineering. En in het geval van bijvoorbeeld risicovolle orders, moeten deze wellicht beoordeeld worden door een financieel verantwoordelijke.
Maar ook zaken als betalingsvoorwaarden, levercondities, financiering, productspecificaties en alle andere aspecten die van een offerte in A4 een “Digital Product Definition” maken. Onder Digital Product Definition (DPD) verstaan we het totale dossier met daarin alle kenmerken en afspraken van de complete deal. Dus niet alleen: praatje, plaatje, prijsje. In de DPD willen we ook graag functionele specificaties ten behoeve van latere analyses vastleggen. De DPD zal gedurende het voortbrengingsproces door verschillende belanghebbenden geraadpleegd kunnen worden.
Dat zijn dus de punten waar een verkoper meer tijd aan kwijt zou kunnen zijn, welke vervolgens verder in het proces dus juist veel voordelen opleveren!
De moderne CPQ-tool is veel meer dan een systeem om een prijs te berekenen en een mooi documentje te maken. Het is een systeem geworden om data vast te leggen voor belanghebbenden in het hele proces.
Projectrisico
In het Merkato-implementatieproces is sales een belangrijke key-user en stakeholder. Uiteraard is het belangrijk dat verkoop uiteindelijk beschikt over een tool waar zij goed mee uit de voeten kunnen. Echter is het een valkuil om gedurende de implementatie de andere beoogde procesvoordelen uit het oog te verliezen.
Wanneer sales een te grote stempel drukt op het implementatieproject, is het gezien de paradox aannemelijk dat verkoop niet staat te springen om deze oplossing. Wellicht zijn ze bang voor het inleveren van vrijheden en zullen zij allerlei uitzonderingssituaties aandragen om de configurator niet te gebruiken.
Daarom is het belangrijk dat bij een implementatie van een CPQ-traject begrepen wordt dat het gaat om een procesverbetering. Iedere afdeling moet betrokken zijn bij deze implementaties en management moet de visie en einddoelen bewaken.
Gebeurt dit op de juiste manier, dan zal de CPQ-paradox geen projectrisico zijn!
Peter Prins
Senior Consultant Quootz
Bekijk ook de vorige blogs: