Project uitgelicht: Royal Duyvis Wiener

Koog aan de Zaan als heus epicentrum van de cacao-industrie. Wellicht klinkt dit nog wat onwennig in de oren, maar niets is minder waar. Deze stad is namelijk de thuisbasis van Royal Duyvis Wiener: een toonaangevend producent van apparatuur voor cacaoverwerking en chocoladeproductie. Samen met klanten uit hun indrukwekkende klantbestand, ontwikkelt dit bedrijf de meest innovatieve pakketten. Royal Duyvis Wiener biedt complete machine-oplossingen om van cacaoboon tot product te komen.  

Voor dit klantverhaal spraken we met Gerhard Knol. Gerhard is binnen Royal Duyvis Wiener verantwoordelijk voor de marketing & internal accountmanagement.  

De struikelblokken 

De chocoladeproductieapparatuurgigant besloot vanwege een drietal structurele struikelblokken op zoek te gaan naar een configurator om de processen beheersbaarder te maken.  

Het eerste struikelblok hing direct samen met die beheersbaarheid en onderhoudbaarheid van de systemen: “Een jaar of vier geleden bevonden we ons nog in het opstellen van offertes op basis van Excel-calculaties en Word-documenten. We hadden een hoop standaardoffertes waarin we de teksten konden aanpassen. Dit werkt prima als je werkt met gestandaardiseerde producten en een helder portfolio”, zo vertelt Gerhard. “Maar waar wij tegenaan liepen, was de beheersing: hoe ga je om met de verschillen in kostprijsstelling, met aanpassingen in voorwaardes, et cetera. Ook de combinatie tussen Excel en Word kostte ons ontzettend veel tijd.” 

Het tweede struikelblok was dat door deze manier van werken de relatie zoekraakte tussen wat er stond op de prijslijst en wat er stond in de tekst.  

De derde reden was de moeilijkheid van het borgen van de kennis van voorgaande aanbiedingen en orders in toekomstige processen en orders. Gerhard: “Met andere woorden: hoe kunnen we ervoor zorgen dat we de kennis bij individuele verkopers en engineers samenbrengen in een systeem waarin we kennisdeling tot uiting brengen en tegelijkertijd ook proberen het operationele proces én de snelheid te verbeteren?” 

Keuze voor Quootz 

Zoals gezegd, volstond werken met Excel en Word niet meer voor Royal Duyvis Wiener. “Het was tijd om de markt te verkennen. We kozen uiteindelijk voor Merkato van Quootz. De belangrijkste reden hiervoor is dat ze tijdens het verkoopproces ook ‘nee’ durfden te zeggen. En dat vermogen van een leverancier om te zeggen: ‘wat jij wilt, moet je niet doen, want dan krijg je een probleem’ of ‘maar jouw probleem kun je ook zus en zo oplossen’. Dat getuigt van kennis en expertise over de eigen systemen en eerdere ervaringen. Dat betekent dat je je eigen spelletje goed speelt.” 

Gerhard vertelt bevlogen verder over één van de andere redenen dat ze kozen voor Merkato. Hij omschrijft Merkato daarin als een grote gereedschapsdoos met een oneindig scala aan verschillende mogelijkheden en functies.  

Hij plaatst daarbij wel een kleine kanttekening: “Merkato is geen kant-en-klaar product, je bent zelf verantwoordelijk bij het succes en voor het invoeren van je producten.” En dat is logisch, aangezien een groot gedeelte van de bedrijfs-know how aan de software geleerd moet worden. Gerhard vervolgt: “Als je binnen je organisatie niet de juiste mensen zet op de implementatie, loop je vast. Enerzijds iemand met technische kennis en kennis van de organisatie om de samenhang der dingen binnen je bedrijf te definiëren, anderzijds iemand met gevoel voor logica en abstractie. Zo kun je de software goed embedden in je organisatie.” 

Implementatie 

Samen met hun Quootz-consultant kon de implementatie van start. Royal Duyvis Wiener had 20.000 tot 30.000 producten en 120 verschillende machines gedefinieerd in hun ERP-systeem. Dat zijn behoorlijke aantallen, maar het bedrijf levert immers apparatuur ‘van bean to bar’ en de cacao-industrie is behoorlijk machine-intensief. Gerhard vertelt verder: “Voor ons was het niet zinvol om in één keer over te gaan op Merkato of om de implementatie in te richten per machine of per lijn. We werken namelijk in projectstructuur en hebben templates per sectie (zoals roosteren, reinigen, vermalen, et cetera). We hebben van deze opsplitsing in ons ‘van bean to bar’-proces dus templates ontwikkeld om deze te linken aan de processtructuur van Merkato.” 

Ten opzichte van andere Merkato-gebruikers werkte Royal Duyvis Wiener dus eigenlijk een beetje andersom. Zij kozen ervoor eerst alles salestechnisch te definiëren en daarna te bouwen naar wat engineering biedt.  

Koppelingen en gebruik 

“We zien Merkato van Quootz als een pakket dat erg eenvoudig te koppelen is aan andere pakketten. Zo hebben we de koppeling gemaakt met ons CRM-systeem Insightly. Op die manier worden er gegevens uitgewisseld tussen de databases: het CRM-systeem is de ‘moeder van de klantdata’ en Merkato gebruikt deze data op de aanbiedingen. De data die we heen en weer schieten, wordt opgeslagen in Merkato. Daarnaast zijn aanpassingen ruim binnen één minuut doorgevoerd in de database, zodat de gebruiker altijd realtime inzicht heeft in de gegevens en daar nooit op hoeft te wachten.” 

Verder vertelt Gerhard dat Quootz in samenwerking met Leapforce (de implementatiepartner voor Insightly) heeft gezorgd voor de koppeling tussen beide programma’s. “Deze samenwerking verliep goed, snel en vakkundig. Onderhoud aan de koppeling hoeven we in principe niet uit te voeren en de inzet van de data in de configuraties kunnen we zelf eenvoudig doorvoeren in de templates, dankzij een training van Quootz”.   

Toekomstplannen 

Met oog op de toekomst, legt Gerhard uit dat ze productdata momenteel nog via een Excel-koppeling invoeren in Merkato, zodat het implementatieproces initieel niet werd vertraagd. Omdat ze op termijn de gegevens door meerdere afdelingen willen laten onderhouden, komt er binnenkort tevens een koppeling tussen Merkato en Ridder: het ERP-systeem.  

Gerhard vertelt dat hij Merkato ooit hoopt in te zetten als software voor het bestellen van reserveonderdelen. “Het zelf samenstellen van machines is in ons geval te complex, omdat wij verschrikkelijk veel apparatuur leveren. Daarom willen we de handmatige interactie behouden. Voor bestellen van reserve-onderdelen zou dit systeem prima werken en makkelijk geïntegreerd kunnen worden op webpagina. Voor nu is dit nog even niet aan de orde, want first things first. Ons ontwikkelingsmodel is er één van het ‘gewoon beginnen en gaan’. Soms moet je bepaalde zaken gewoon doen – ook al weet je nog niet hoe het proces gaat lopen.”